Etukäteisvalmistelut
ViekasWiki
Leirinjärjestäminen: Alkusuunnittelu - Etukäteisvalmistelut - Aloitus - Lopetus
Kun leiripaikka on valittu, voidaan ruveta valmistelemaan leiriä käytännössä. Ensin kannattaa käydä läpi mitä kaikkea leiripaikalla jo on (esim. tietokoneet ja muut tarvikkeet), ja sitten voidaankin ruveta listaamaan mitä pitää hankkia (lainata, vuokrata tai ostaa).
Sisällysluettelo |
Hankinnat
Leirin voi järjestää niin pienellä kuin suurellakin summalla rahaa, sillä toteutustapoja on monia. Tärkeää on kuitenkin muistaa, että leiri järjestetään leiriläisille. Tarvittavat laitteet jne. riippuvat siitä, mitä leiriltä haluaa. Esimerkiksi lehteä voi tehdä "leikkaa-liimaa" -menetelmällä tai hienolla taitto-ohjelmalla. Videoita voi kuvata pienellä, lainatulla videokameralla tai usealla ammattilaiskameralla. Sisältö on kuitenkin tärkeintä.
Seuraavassa luetellaan hyväksi ja tarpeelliseksi havaittuja välineitä viestintäkasvatuksen seuran kesäleireiltä.
Toimistotarvikkeet
Toimintapisteisiin fläppitauluja tai liitutaulut; saksia; nitojia (yksi iso lehteen ja pieniä lehteen sekä infoon) + niittejä sekä rei'ittäjä; tusseja, kyniä; kalvoja (piirto- ja tulostin-) ja kalvokyniä; A4 ja/tai A3-paperia lehteä varten + säläpaperia, muistivihkoja ja -lappuja; post-it -lappuja sekä tarralappuja (mm. lehden osoitetietoja varten; nimilappuja (leiriläiset ja muut); teippiä (tavallista, maalarin-, ilmastointi-) ja liimaa; nipsuja, klemmareita; kuminauhoja; paristoja
Kaikkia tarvikkeita voi säilyttää infossa ja tarpeen tullen luovuttaa toisten ryhmien tarpeisiin.
Tietokoneet ja niihin tarvittavat ohjelmat
Yleisesti pitää selvittää minkälaisia koneita paikalla jo on ja mitä koneita tai ohjelmia lisäksi tulee hankkia. Tarkista erityisesti palomuurit, virusturva ja konekohtaiset ohjelmien asennusoikeudet sekä käyttäjätunnukset leiripaikan yhteyshenkilöltä varsinkin, jos kyseessä on koulu.
Infoon tarvitaan ainakin "pistekone" (pisteiden merkitsemistä varten näkymättömistä töistä) ja tietokone infon "lokikirjaa" varten.
Radioon tarvitaan tietokone musiikin soittamista varten (musiikkitiedostot voi tallentaa tälle koneelle leirin ajaksi), ja jos sillä pääsee nettiin, voi hakea myös uutisia jne. ohjelmia varten.
Videoon tietokone editointia varten.
Lehteen miel. kaksi taittokonetta + kirjoituskoneet (joilla kirjoitetaan vain tekstit, ei siis tarvitse olla mitenkään hienoja) + kuvankäsittelykone(et).
Keittiöön/Keittiöihin tietokone, jos niitä riittää - sillä voidaan hakea netistä reseptejä ja tehdä vaikka sähköpostitse tilauksia kauppaan.
Muu laitteisto
Radiolaitteet (riippuen siitä, onko sisäradio vai radiolähetys) ja mikseri; cd-soitin; mikrofonit; kuulokkeet; ulkokaiuttimet (pihalle, jotta radio kuuluu sielläkin);
Videokamera(t) ja editointiohjelma;
Kopiokoneet (muista paperi ja muste!); tulostimet (mustavalko, mieti tarvitaanko myös väritulostin) + musteet; muistitikut; projektori(t) (videon katselua varten ja mahdollisesti myös infoon); matkapuhelimet + laturit + sim-kortit (tarvitaanko lankapuhelimia?), joista yksi radion käyttöön niin, että kuuntelijat voivat aina soittaa samaan numeroon; digitaalisia nauhureita (esim. lehtiryhmän käyttöön, radioon); (jatko)johtoja; faksi (ei nykyään enää välttämätön, sillä skannerilla voi skannata ja laittaa sitten vaikka sähköpostiliitteenä); radiopuhelimet (ei nykyään enää välttämättömiä sillä useimmilla on oma kännykkä)
Kustannuksista
Hankintatarpeet tulee selvittää tarpeeksi ajoissa. Tämän pohjalta voidaan sitten tehdä kustannusarvio ja budjetti. Menoja on mahdollista pienentää pyytämällä yrityksiä (tai miksei myös yksityishenkilöitä) vuokraamaan tai lainaamaan laitteita sponsoroinnin tapaan. Tuloja voi hankkia osallistumis- ja kuljetusmaksuilla sekä avustuksia hakemalla.
Laitteiden ja tarvikkeiden lisäksi kuluihin kuuluvat myös:
- ruoka-aineet (jos käytössä on tilattu keittiöpalvelu (ei suositella), kustannukset ovat suurempia kuin itse ruoan tekemällä), - kuljetukset (jos leiripaikka on kaukana ja leiriläisiä on vähintään 20-30, kannattaa järjestää yhteiskuljetus vuokratulla linja-autolla; tavarankuljetuksia varten tarvitaan pakettiauto(ja), jos laitteet hankitaan eri paikkakunnalta kuin missä leiri järjestetään) - teostomaksut (lähinnä radiossa soitettava musiikki) - vakuutukset! Laitteiden ja leiriläisten vakuuttamisesta on syytä keskustella. Laitteiden kannalta vakuutus saattaa olla hyödytön, sillä omavastuun osuus on niin korkea. Leiriläisten vakuutusten puolesta kannattaa ilmoittautumislomakkeessa tms. selvästi kertoa, jos halutaan, että jokainen leiriläinen hoitaa omat vakuutuksensa. - tilavuokrat (varsinaisten leiritilojen lisäksi tarkista myös esim. saunavuokra) - palkat/päivärahat, eli se maksetaanko ohjaajille palkkaa vaikuttaa leirikustannuksiin - puhelinkulut (lankapuhelimet ja kännykät) ja nettiyhteysmaksut leirillä
Luvat ja etukäteen sovittavaa
On aina parempi varmistaa etukäteen, että kaikki leiriin osallistuvat tahot ovat selvillä siitä, mitä heiltä odotetaan ja mitä he saavat tehdä. Varsinkin jos leiri järjestetään lomien aikana, voi olla hankala saada oikeita henkilöitä kiinni, jos yhtäkkiä keksitään, että joku asia on jäänyt hoitamatta (esim. avaimet, jätehuolto). Sovi siis etukäteen seuraavista asioista:
Koulussa rehtorin tai muun leiripaikan henkilökunnan (siivoojat, keittiöhenkilökunta) kanssa:
odotukset leiriläisten käyttäytymisen suhteen, lupa nuotion polttamiseen leiripaikan pihalla, ulkokaiuttimien hiljaisuusaika, voiko järjestää discoa leirin tiloissa, ongelmien ratkaisu koulun tiloista, kuten jos sinne ilmaantuu ulkopuolisia nuoria, esim. paikallisia, jotka eivät osallistu, pitääkö leiripaikan ovet lukita yöksi tai muulloin (ei kannata mainostaa, jos ovia pidetään auki yöllä),
Muita paikkakunnalla sovittavia asioita ovat mm.: sopimuksen neuvotteleminen ruokakauppojen ja leipomon kanssa, naapureiden mielipiteet ja heidän infoaminen,
Tärkeä on myös radiolupa (mistä, milloin, miten?) + teosto (nettiasiat ja muut);
Yövahdin olemassaolosta kannattaa mainita kaikille. Yleensä yövahtina toimii kunkin päivän lehtiryhmän kultsi, joka valvoo, kunnes kaikki leiriläiset ovat nukkumassa. Hänelle voi soittaa, jos tarvitsee apua jostain syystä. Yövahdin puhelinnumero tulee pitää samana, vaikka henkilö vaihtuukin, jotta jokainen voi hänet tarvittaessa tavoittaa. Numero on syytä antaa naapureille, vanhemmille, leiriläisille ja muille haluaville.
Leirillä tuotetun materiaalin tekijänoikeudet kannatta miettiä etukäteen, esim. Viestintäkasvatuksen seuran leireillä on huolehdittu siitä, että tekijänoikeudet jäävät seuralle.
Leirin huolto eli ruoka-, tavara- ja ihmiskuljetukset ovat oleellinen osa leiriä. Useampi ajokortin omaava ihminen sekä 1-2 käytettävissä olevaa autoa ovat leirillä välttämättömyys. Kultsit ja mahdolliset aikuiset voisi myös jakaa ryhmiin niin, että mahdollisimman useassa ryhmässä olisi jollakin aikuisella ajokortti.
Ulkotilat ja sisätilat: ruoanlaitto, ruokailu, tiskaaminen, nukkuminen
Keittiötoimintoja voi myös osittain tehdä ulkotiloissa, mutta silloin kannattaa ottaa huomioon sähkönkäyttö, sateen mahdollisuus jne. Yleensä esim. isot määrät jauhelihaa kannattaa paistaa ulkona jo käryn takia. Tässä käteviä ovat isot pyöreät, kaasulla toimivat jalalliset paellapannut. Ne kannattaa sijoittaa keittiön läheisyyteen, vaikka takaoven viereen.
Ruokailua varten voidaan tosin pystyttää ruokailukatokset, jolloin vähän sateisellakin säällä voidaan syödä ulkona. Tämä nopeuttaa ruokailua, jos leiriläisiä on paljon eikä sisätiloissa ole tilavaa ruokasalia, sekä luo kesätunnelmaa leirille.
Tiskauspiste kannattaa pystyttää ulos, varsinkin jos leiriläisiä on paljon. Tiskauspisteessä tarvitaan ainakin kaksi vatia, toinen pesemistä ja toinen huuhtelua varten. Lämpimässä tiskivedessä astiat tulevat puhtaammiksi, ja tiskaaminenkin on miellyttävämpää. On toivottavaa, että jokainen tuo mukanaan omat ruokailuvälineet (lautanen/lautaset, muki, aterimet) ja tiskaa ne ruokailun jälkeen itse. Tiskatut astiat jne. kuivuvat parhaiten kankaisessa pusssissa, joka voidaan ripustaa roikkumaan ilmavaan paikkaan.
Yöpymisestä: eniten leiritunnelmaa saadaan aikaan, jos kaikki nukkuvat teltoissa. Puiset teltta-alustat, makuualustat tai patjat parantavat unen laatua huomattavasti. Jos leiri järjestetään talvella, on sisämajoitus tarpeen. Toivottavaa tietysti on, että osanottajat tuovat mukanaan omat telttansa, sillä muuten järjestäjä joutuu hankkimaan ne joko vuokraamalla tai ostamalla (Viestintäkasvatuksen seura on hankkinut pienen varaston kupolitelttoja siltä varalta, että joillakin leiriläisillä ei ole omia). Keskustelttaratkaisua (eli yksi iso teltta, jossa kaikki tai useampi ihminen nukkuu) on joskus kokeiltu, mutta se ei välttämättä ole kovin käytännöllinen.
Miten järjestää ilmoittautuminen
Jos tunnet etukäteen kaikki leirille osallistujat, ilmoittautuminen on aika helppoa - pyydät heiltä vain jonkinlaisen varmistuksen siitä, että he ovat tulossa. Jos taas järjestät leirin, jolle haluat tuntemattomiakin mukaan, pitää leiristä ensin tiedottaa sopiville tahoille (kouluihin, nuorisokerhoille jne.), ja sitten ilmoittautumisjärjestelmä pitää tehdä toimivaksi. Nettisivuille voi tehdä ilmoittautumislomakkeen, tai sitten se voidaan hoitaa esim. sähköpostitse. Jos leiriläiset maksavat osallistumisestaan, on hyvä asettaa ennakkomaksu, jotta leirille tulemiseen sitouduttaisiin. Ja viimein, varmista, että tilinumero on oikein, kun pyydät leirimaksuja! Muistuta, että maksutapahtumaan kannattaa laittaa leiriläisen, ei maksajan nimi (joka usein on vanhempi).
Ilmoittautumisen yhteydessä on hyvä miettiä leiriläisten tiedontarvetta, kuten missä leiri on (ajo- ohjeet), varusteluettelo, mahdollinen mahdollisuus joukkokuljetukseen, maksut, sekä alkamis- ja loppumisajankohdat.
Tavaralista eli mitä leiriläisten kannattaa ottaa mukaan leirille.
Leirinjärjestäminen: Alkusuunnittelu - Etukäteisvalmistelut - Aloitus - Lopetus
